Checkliste, um extrem große aufgeblähte Dokumente in Word zu vermeiden
In Word gibt es eine ganze Reihe Default-Einstellungen in den Menüs, die unter Umständen ein extremes Wachstum von Dokumenten verursachen, obgleich die Dokumente gar nicht viel Text oder Grafiken enthalten. Die wichtigsten Einstellungen habe ich hier zusammengefasst. Abhängig von der verwendeten Word-Version gibt es in Ihrer Version möglicherweise nicht alle Einstellungen. Wenn das Dokument bereits extrem groß ist, führen Sie alle bei Ihnen möglichen Schritte nacheinander durch.
Kurzfassung:
- Deaktivierung von unpassenden Speicheroptionen
- Änderungen annehmen und Überarbeitungsmodus deaktivieren
- Vorversionen löschen und deaktivieren
- AutoFormat-Optionen deaktivieren
- Ausufern von Formatvorlagen verhindern
- Speichern von Miniaturen/Vorschaugrafiken deaktivieren
- Last but not least: Dokumentheader reparieren
Dokumentgröße in Word erträglich halten
1. Speicheroptionen
Die Deaktivierung folgender Speicheroptionen ist zu empfehlen:
Ab Word 2007:
- Menüleiste Datei – Optionen Register Erweitert herunterscrollen zum Bereich »Speichern«: Speichern im Hintergrund (1) bzw. Schnellspeicherung zulassen und Hintergrundspeicherung deaktivieren
- Sprachspezifische Daten einbetten (2) (Bereich darunter »Genauigkeit beim Freigeben dieses Dokuments beibehalten«) deaktivieren
- Menüleiste Datei – Optionen – Register Speichern: im Bereich »Genauigkeit beim Freigeben dieses Dokuments beibehalten« die Option Schriftarten in der Datei einbetten deaktivieren
Word 97 bis Word 2003:
- Menü Extras – Optionen – Speichern: Speichern im Hintergrund bzw. Schnellspeicherung zulassen und Hintergrundspeicherung (1)
- TrueType-Schriftarten einbetten (2) deaktivieren
- Option Sprachspezifische Daten einbetten (3)
- Smarttags einbetten (4) deaktivieren.
2. Überarbeitungsmodus
Es handelt sich um die Option zum Nachverfolgen von Änderungen, auch Änderungen nachverfolgen, Änderungsmodus oder Track changes genannt.
Ab Word 2007:
- In der Menüleiste den BereichÜberprüfen auswählen
- Auf den kleinen Abwärtspfeil auf dem Button Änderungen nachverfolgen klicken.
- Falls die Option Änderungen nachverfolgen aktiviert ist, deaktivieren.
- Auf den kleinen Abwärtspfeil des Buttons Annehmen klicken und Alle Änderungen im Dokument annehmen.
- Die Option wird häufig auch mit dem Short-Cut Strg + Shift + E versehentlich eingeschaltet, was man möglicherweise zunächst nicht bemerkt, nämlich wenn die Anzeige ohne Markups ausgewählt wurde. Dann kann man nur in der Word-Statusleiste die Anzeige »Änderungen nachfolgen: Ein« sehen, die anzeigt, dass die Option eingeschaltet ist.
- Mit Klick auf »Änderungen nachverfolgen: Ein« in der Statusleiste oder mit dem Shortcut Strg + Shift + E lässt sich die Option am schnellsten deaktivieren.
Word 2000 bis 2003:
- Zuerst die Symbolleiste Überarbeiten einblenden.
- In der Symbolleiste im linken Dropdown-Feld die Option Endgültige Version enthält Markups (1) auswählen.
- Nun in der Symbolleiste auf den Button Änderungen annehmen (2) klicken.
- Im sich öffnenden Menü die Option Alle Änderungen im Dokument annehmen auswählen.
- Nun die Option mit dem Button Änderungen nachverfolgen (3) auf der Symbolleiste, im Menü Extras oder mit dem Short-Cut deaktivieren.
- Die Option wird häufig auch mit dem Short-Cut Strg + Shift + E versehentlich eingeschaltet, was man möglicherweise zunächst nicht bemerkt, nämlich wenn die Symbolleiste ausgeblendet ist oder die Anzeige ohne Markups ausgewählt wurde. Dann kann man nur in der Word-Statusleiste die Buchstaben »ÄND« in schwarz sehen, die anzeigen, dass die Option eingeschaltet ist.
- Mit Klick auf »ÄND« in der Statusleiste oder mit dem Shortcut Strg + Shift + E lässt sich die Option deaktivieren.
Word 97:
- Extras – Änderungen nachverfolgen deaktivieren:
- Es öffnet sich ein weiteres Menü. Hier zuerst Änderungen akzeptieren oder ablehnen ... wählen.
- Den Button Alle annehmen wählen (falls er »ausgegraut« ist, haben Sie Glück, dass es keine noch nicht angenommenen Änderungen gibt). Die Nachfrage von Word natürlich mit »Ja« bestätigen.
- Das Dialogfeld mit Klick auf das Schließen-Kreuz verlassen.
- Nun im Menü Extras – Änderungen verfolgen die Option Änderungen hervorheben wählen.
- Im sich öffnenden Dialogfeld die Option Änderungen während der Bearbeitung markieren deaktivieren.
3. Versionen
Menü Datei – Informationen – Dokument verwalten bzw. Versionen verwalten bzw. Versionen:
- Alle gespeicherten alten Versionen der Datei löschen.
- Danach die Option Version automatisch speichern deaktivieren.
4. Autoformat-Optionen
Ab Word 2007:
- In der Menüleiste Datei – Optionen im Bereich Dokumentprüfung die Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen... anklicken.
- Im Register AutoFormat während der Eingabe die Optionen Formatvorlagen basierend auf Formatierung definieren deaktivieren.
- Im Register AutoFormat die Option Beibehalten Formatvorlagen deaktivieren.
Word 97 bis 2003:
- Menü Extras – Autokorrektur-Optionen: Register AutoFormat während der Eingabe: Die Option Formatvorlagen basierend auf Formatierung definieren deaktivieren.
- Register AutoFormat: Die Option Beibehalten Formatvorlagen deaktivieren.
5. Formatierung mitverfolgen
- Ab Word 2007: Option unter Datei – Optionen – Register Erweitert im Bereich Bearbeitungsoptionen: Formatierung mitverfolgen deaktivieren.
- Word 97 bis 2003: Im Menü Extras – Optionen – Bearbeiten die Option Formatierung mitverfolgen deaktivieren.
6. Miniaturen speichern
- Ab Word 2007: Im Menü Datei – Informationen im rechten Bereich die Schaltfläche Eigenschaften aufklappen und auf Erweiterte Eigenschaften klicken. Im neuen Dialog im Register Zusammenfassung die Option Miniaturen für alle Word-Dokumente speichern deaktivieren.
- Word 97 bis 2003: Im Menü Datei – Eigenschaften – Register Zusammenfassung die Option Vorschaugrafik speichern deaktivieren.
7. Dokument bereinigen – wichtig
Schritt 7 ist sehr wichtig. Gelegentlich hilft schon nur Schritt 7, um ein »labiles« Dokument wieder zu stabilisieren.
- Das Dokument jetzt unter neuem Namen speichern und schließen.
- Das neu gespeicherte Dokument öffnen. Mit Strg + Ende ans Ende des Dokuments springen. Mit Strg + Shift + + die Anzeige der Sonderzeichen einschalten.
- Mit Strg + A alles markieren. Bei gedrückter Taste Shift mit der linken Cursortaste ← eins nach links gehen. Nun ist der gesamte Inhalt markiert außer der letzten Absatzmarke. Mit Strg + C den gesamten Inhalt in die Zwischenablage kopieren.
- Nun ein neues leeres Dokument öffnen. Mit Strg + V den Inhalt einfügen. Dieses Dokument jetzt unter neuem Namen speichern und damit weiterarbeiten.
Die Dokumentgröße ist erst nach Durchführung aller möglichen Schritte deutlich verringert und bleibt jetzt auch erträglich, solange die beschriebenen Einstellungen beibehalten werden. Wenn Sie einzelne dieser Einstellungen benötigen, schalten Sie sie bewusst sein. Falls das Dokument mal wieder »ausufern« sollte, arbeiten Sie die Checkliste erneut ab.