Team Rubicon UK

Team Rubicon UK kombiniert die Fähigkeiten und Erfahrungen von Militärveteranen mit Ersthelfern, um Notfallteams in Großbritannien und auf der ganzen Welt schnell einzusetzen.

Betriebsgröße

Medium

Sektor

Soziale Dienstleistungen

Ziele

Erfolgreich kommunizieren und zusammenarbeiten

Mit dem Publikum interagieren

Vergrößern Sie Ihre Reichweite

Spender finden

Spenden sammeln

YouTube-Inhalte erstellen

Abonnenten abrufen

Anzahl der Follower erhöhen

Produktivität steigern und Abläufe optimieren

Erhöhte Sicherheit und erhöhter Datenschutz mithilfe verschlüsselter E-Mails

Inhalte in der Cloud speichern und organisieren

Auf meine Organisation aufmerksam machen

Freiwillige finden, schulen und mit ihnen in Kontakt treten

Freigabe von Informationen

Datenvisualisierung auf einer Karte

Produkt

G Suite für Non-Profits

Google Ad Grants

YouTube für Non-Profits

Bildnachweis

Team Rubicon

Website

http://www.teamrubiconuk.org/

Aufgabe

Katastrophen können jederzeit und überall auftreten – und die Reaktion auf Katastrophen erfordert Vorbereitung und Erfahrung. Bei Naturkatastrophen treffen Freiwillige ein und möchten helfen. Ohne Prozesse zur Schulung und zum richtigen Einsatz dieser freiwilligen Helfer können die örtlichen Behörden jedoch wertvolle Zeit bei der Mobilisierung und Nutzung dieser zusätzlichen Hilfe verlieren. Team Rubicon UK bildet hier keine Ausnahme und ist daher auf einen effizienten und effektiven Einsatz von Technologie angewiesen, um in diesen unerwarteten Notsituationen Hilfe bereitzustellen. In internationalen Krisenzeiten müssen die Systeme von Team Rubicon UK immer auf dem neuesten Stand sein – nicht nur für die Rekrutierung und Koordination von freiwilligen Helfern, sondern auch, um sie schnell an den Katastrophenort zu bringen. Außerdem müssen in jedem Augenblick die genauen Standorte der einzelnen Teams abzulesen sein. Als die Organisation von zwei Mitarbeitern an entfernten Standorten auf ein zentrales Team aus neun Personen anwuchs, musste sie einen Weg zur Strukturierung und schnellen Aktualisierung ihrer Tools und Daten finden. Zugleich benötigte sie Tools, mit denen sie neue Spender und freiwillige Helfer erreichen und ihre Arbeit in Krisengebieten auf der ganzen Welt anschaulich darstellen konnte.

Geschichte

Als der Hurrikan Matthew im Oktober 2016 auf Haiti traf, konnte Team Rubicon UK innerhalb von 24 Stunden vor Ort Hilfe leisten. Über Gmail konnte die Organisation auf ihre Datenbank mit mehr als tausend Freiwilligen zugreifen und Leute dafür interessieren, nach Haiti zu reisen, um dort Katastrophenhilfe zu leisten. Die E-Mail enthielt ein Google-Formular, mit dem Freiwillige ihr Interesse an einem Einsatz bekunden konnten. Bei Team Rubicon wusste man, dass in Haiti zur schnellen Räumung großer Gebiete unverzüglich Helfer mit speziellen Fähigkeiten benötigt wurden, beispielsweise Personen, die mit Kettensägen umgehen und anderen Helfern die Handhabung einer Kettensäge zeigen konnten. Bei über 100 Antworten von potenziellen Freiwilligen werden die Antworten automatisch in eine Google-Tabelle eingetragen und können dann problemlos nach spezifischen Fähigkeiten gefiltert werden, um eine Gruppe von potenziellen Freiwilligen zusammenzustellen. Sobald die Organisation wusste, wer vor Ort helfen konnte, wurde vor dem Einsatz ein Google-Formular verschickt, um wichtige Details wie Reisepassinformationen, Gesundheitszustand und Ansprechpartner für Notfälle zu erfassen. Als die Gruppe von 12 Freiwilligen vor Ort war, konnten verschiedene Team Rubicon-Teams auf die Informationen zugreifen, die sie benötigten, um die Familien der Freiwilligen mit den neuesten Informationen zu versorgen sowie Fluginformationen und andere wichtige Details zu verfolgen. Da Google Tabellen von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden kann, konnten die Team Rubicon-Logistikteams an verschiedenen Standorten und auch während des Fluges von England nach Haiti die Informationen der freiwilligen Helfer aktualisieren. Google Earth und Fusion Tables sind für die Arbeit von Team Rubicon unverzichtbar – sowohl in Katastrophengebieten als auch bei der Arbeit im eigenen Land. Diese Tools veranschaulichen und visualisieren, wo die freiwilligen Helfer leben, und liefern Informationen darüber, welche Freiwilligen im Katastrophenfall zu mobilisieren sind. Mit Google Earth kann Team Rubicon einen Live-Datenfeed erstellen, damit die Personen vor Ort und mit der Zentrale zusammenarbeiten können. Die Organisation begann auch, sich mit YouTube zu beschäftigen, um ihre Schulungsmaßnahmen anzupassen. Sie entsendet professionelle Fotografen, die die Erfahrungen aktueller Freiwilliger festhalten sollen, denn dies hilft potenziellen Freiwilligen, sich vorzustellen, welchen Einfluss sie möglicherweise haben. Außerdem fördert es die Spendenbereitschaft und hilft dabei, Freiwillige zur Unterstützung ihrer Mission zu rekrutieren.

"Es spielt keine Rolle, wie effizient Sie sind, wenn Sie nicht die richtigen Tools für die Zusammenarbeit haben. Wir haben ein großartiges Team, das sehr effizient ist – allerdings wäre es nicht so schnell, wenn noch manuelle Prozesse genutzt würden. Nur durch Google Formulare und Google Tabellen können wir so schnell reagieren."

Chris Lyon, Tech & Innovation Manager, Team Rubicon UK

Ergebnis

Team Rubicon muss auf weltweite Krisen vorbereitet sein und schnell auf sie reagieren können. Das Team erstellt Karten, aus denen genau hervorgeht, wo sich die Teams jeweils befinden. Dadurch wird im Krisenfall eine effektive Unterstützung jedes Standorts garantiert – ohne Doppelarbeit. Mithilfe von Live-Datenfeeds können die Teams vor Ort mit der Zentrale zusammenarbeiten und werden so effizient unterstützt. Google Formulare und Tabellen sind wesentlich für ihre Arbeit, weil sie im Katastrophenfall effiziente Workflows ermöglichen. Mit der Unterstützung der Tools von Google kann Team Rubicon unter 1.000 potenziellen Freiwilligen eine Gruppe von 12 qualifizierten Helfern vor Ort auswählen und so bei einer Krise innerhalb von 24 Stunden Hilfe leisten. Die durch die Integration von Google Formulare und Tabellen erzielten Prozessoptimierungen kommen auch bei Engagements in der lokalen Katastrophenhilfe in Großbritannien zum Tragen. Bei lokalen Krisen wie der Überflutung in Südwestengland wollen sehr viele Bürger und Freiwillige helfen, wo sie nur können. Früher hatten die örtlichen Behörden keinen Prozess, um diese "spontanen" freiwilligen Helfer zu schulen und sie sinnvoll einzusetzen, was zu Chaos führte. Jeder freiwillige Helfer musste den gesamten Ablauf schriftlich erfassen und das entsprechende Formular mit sich führen. Dabei war jedoch nicht transparent, welche Schritte bereits abgeschlossen waren und wo wer helfen konnte. Durch die Skalierung des Prozesses von Team Rubicon sind nun alle Freiwilligen in einer Google-Tabelle registriert, der die Katastrophenhilfeteams entnehmen können, ob sie geschult sind und welche spezifischen Fähigkeiten sie haben. Mit diesem Prozess können lokale Katastrophen besser durch spontane Freiwillige unterstützt werden, die in nur 90 Minuten geschult und einsatzbereit sind. Als Team Rubicon seine Leistungen erweiterte und skalierte, stand es vor der Herausforderung, die Schulungsressourcen auf dem aktuellen Stand zu halten. Team Rubicon begann, die weltweite Arbeit der Organisation in YouTube-Videos darzustellen und die Geschichten der betroffenen Menschen zu erzählen. In Zukunft wird die Organisation versuchen, mithilfe von YouTube ihre Abläufe zu skalieren und mehr Freiwillige zu erreichen. Mit Google Ad Grants konnte sie ihre Onlinepräsenz verbessern. Dazu wurde eine auf freiwillige Helfer ausgerichtete Kampagne erstellt, gleichzeitig werden aber im Katastrophenfall auch zeitkritische Kampagnen zum Sammeln von Spenden durchgeführt. Durch Ad Grants ist die Anzahl der freiwilligen Helfer jährlich um 47 % gestiegen. Als Organisation, deren Arbeit so sehr auf zeitkritischen Daten und Koordination beruht, kann sie mit den Google-Tools die Aufmerksamkeit wieder auf die ehrenamtlich arbeitenden Veteranen, die hilfsbedürftigen Menschen und den Einfluss lenken, den Team Rubicon in Krisenzeiten auf der ganzen Welt haben kann.

Entdecken Sie, wie Organisationen mithilfe von Google für Non-Profits etwas bewirken.