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Immer mehr Unternehmen verwenden im Außendienst Mobilgeräte, um Daten zu erheben. Open Data Kit (ODK) ist eine Open-Source-Suite von Tools, mit der Sie mithilfe von Android-Mobilgeräten Daten erheben und dann an einen Onlineserver übertragen können, auch wenn Sie zum Zeitpunkt der Datenerhebung keine Internet- oder Mobilfunkverbindung hatten. ODK Collect ersetzt traditionelle Papierformulare durch elektronische, über die Text, numerische Daten, GPS-Informationen, Fotos, Videos, Barcodes und Audio auf einen Onlineserver hochgeladen werden können, und rationalisiert so den Prozess der Datenerhebung.

Open Data Kit wurde von den Entwicklern des Fachbereichs „Computer Science and Engineering“ der University of Washington und Mitgliedern von Change erstellt und ist als allgemein zugängliches Open-Source-Projekt angelegt. Wenn Sie mehr über ODK erfahren und wissen möchten, was es Neues gibt, besuchen Sie www.opendatakit.org. Dort finden Sie auch weitere Anleitungen und Informationen dazu, wie Sie sich selbst in das Projekt einbringen können.

Mit ODK Collect können Sie die von Ihnen erhobenen Daten an verschiedene Anwendungen senden:

– an ODK Aggregate, um Umfrageformulare und ‑antworten auf einem eigenen cloudbasierten Server zu hosten – an Google Drive und Google Tabellen, um mit ODK Collect auf Formulare in Ihrem Google Drive-Konto zuzugreifen sowie auf einem Android-Gerät erhobene Daten direkt an Google Tabellen zu senden

Mit der Option „Google Drive, Google Sheets“ lässt sich die mobile Datenerhebung ganz leicht einrichten. Sie laden Ihre ODK-Formulare in Google Drive hoch, wo ODK Collect auf sie zugreifen kann. Anschließend erheben Sie mithilfe Ihres Mobilgeräts offline Daten. Wenn Sie wieder online sind, senden Sie sie an Google Tabellen. Falls das Formular Fotos enthält, werden diese, ohne in einer Liste zu erscheinen, in Ihrem Google Fotos-Albumarchiv gespeichert und über Google Tabellen verlinkt. So lassen sich Ihre ODK-Daten einfach und nutzerfreundlich verwalten und speichern, ohne dass ein Server wie ODK Aggregate eingerichtet werden muss.

Wenn Sie eine robustere Option für Ihr Projekt benötigen, lesen Sie unsere ODK Aggregate-Anleitung.

Formular zum Erfassen und Senden von Daten erstellen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Formulare für ODK zu erstellen. Sie können ODK Build (einen Drag-and-drop-Formularplaner) verwenden oder Ihr Formular in einer Tabelle mit XLSForm entwerfen. Die meisten ODK-Nutzer gestalten ihre Formulare in Excel. Falls Sie aber zum ersten Mal ein Formular erstellen, ist die unten erläuterte ODK Build-Methode am einfachsten. Wenn Sie noch mehr zu anderen Methoden lernen möchten, finden Sie weitere Informationen in den ODK Docs.

1. Gehen Sie zu ODK Build unter http://build.opendatakit.org/.

2. Erstellen Sie ein neues Konto oder melden Sie sich mit einem vorhandenen Konto an. Dieses Konto unterscheidet sich von Ihrem Google-Konto und Sie können andere Anmeldedaten verwenden. Ihre Formulare werden unter diesem Konto gespeichert.

   

3. Sie können Ihrem Formular Fragen hinzufügen, indem Sie unten auf der Seite auf den gewünschten Fragentyp, z. B. "Location" (Standort), "Text", klicken.

   

   Jede Frage hat mehrere allgemeine sowie spezielle Eigenschaften. Die allgemeinen Eigenschaften sind unten erläutert. Es muss nicht jede einzelne Frage gespeichert werden, aber am Schluss auf jeden Fall das fertige Formular.

4. Geben Sie eine Textfrage wie "What is your name?" (Wie heißen Sie?) im Abschnitt "Caption Text" (Untertiteltext) ein.

   Füllen Sie die Eingabefelder auf der rechten Seite aus. Optional: Sie können eine minimale und/oder maximale Zeichenanzahl für das Textfeld eingeben.

5. Fügen Sie dem Formular ein numerisches Feld hinzu, in dem Nutzer eine Zahl eingeben können, z. B. um die Frage "What is your age?" (Wie alt sind Sie?) im Abschnitt "Caption Text" (Untertiteltext) zu beantworten.

   Geben Sie im Eigenschaftenabschnitt an, ob die Zahl als "Integer" (Ganzzahl) oder "Decimal" (Dezimalzahl) (0,0) erfasst werden soll.

6. Formularnutzer sollten ein Datum eingeben können. Das Smartphone zeichnet automatisch das aktuelle Datum auf und Nutzer können es in das Formular eingeben oder bearbeiten.

7. Haben die Nutzer ein GPS-fähiges Mobilgerät, können Sie das Formular mit einer Standortangabe ergänzen. Über eine entsprechende Frage wird der Nutzer dann aufgefordert, seinen GPS-Standort zu erfassen. Der Nutzer kann sich zuerst eine grobe Einschätzung seines Standorts ansehen, während das GPS des Smartphones die genaue Position ermittelt.

8. Ermöglichen Sie den Nutzern, Mediendateien an ihre Formulareinträge anzuhängen. Sie können "Image" (Bild), "Audio" oder "Video" als Medienformat auswählen. Das Formular aktiviert den Kamera- und Sprachmemomodus des Smartphones und die Medien werden zusammen mit der Formulareingabe gespeichert. Geben Sie beispielsweise "Take a photo" (Foto aufnehmen) im Abschnitt "Caption Text" (Untertiteltext) ein und wählen Sie im Drop-down-Menü "Image" (Bild) als zu verwendenden Medientyp aus. Hinweis: Wenn Sie wissen, dass beim Hochladen der Formulareinträge nur eine langsame Internetverbindung verfügbar sein wird, und Sie Fotos in den Formularen verwenden möchten, kann auf manchen Geräten die Standardbildgröße reduziert werden. Die Datei ist dann kleiner, wenn die vollständigen Daten über das Internet übertragen werden.

9. Verwenden Sie die Fragenart "Choose One" (Eine auswählen), wenn der Nutzer eine Auswahl unter mehreren Optionen treffen können soll. Mit "Add Option" (Option hinzufügen) können Sie angeben, welche Optionen verfügbar sein sollen. Sie müssen für jede einzelne einen zugrunde liegenden Wert hinzufügen. Verwenden Sie Kleinbuchstaben und Unterstriche (_) statt Leerzeichen.

10. Verwenden Sie die Fragenart "Choose Multiple" (Mehrere auswählen) für Multiple-Choice-Fragen. Wie bei "Choose One" (Eine auswählen) ist für jede Option ein zugrunde liegender Wert erforderlich und es müssen Kleinbuchstaben und Unterstriche für die zugehörigen Felder verwendet werden.

    Allgemeine Eigenschaften in Formularfragen:

    Data name (Datenname) (erforderlich): Dies ist der Variablenname, der in der XML Ihres Formulars gespeichert wird. Verwenden Sie Kleinbuchstaben und Unterstriche (_) statt Leerzeichen.

    Caption Text (Untertiteltext) (erforderlich): Geben Sie Ihre Frage so ein, wie der Nutzer sie sehen soll.

    "Hint" (Hinweis): Geben Sie einen Hinweis oder Hilfetext zu der Frage ein. Hinweis: Wenn Sie Ihr Formular lokalisieren, muss englischer Text sowie lokalisierter Text eingegeben werden. Falls Sie keinen englischen Standardtext eingeben möchten, müssen Sie die Formulare im XML-Format in einem Texteditor erstellen. Weitere Informationen zum Lokalisieren von Formularen finden Sie am Ende dieser Anleitung.

    Default value (Standardwert): Das sind die Standardinformationen, die der Nutzer sieht. Wenn Sie beispielsweise Daten zu einer Gruppe von Kindern erheben und wissen, dass die meisten davon 12 Jahre alt sind, können Sie "12" als Standardwert eingeben.

    Read-only (Schreibgeschützt): Klicken Sie dieses Kästchen an, wenn keine Dateneingabe zu dieser Frage vorgesehen ist.

    Required (Erforderlich): Nutzer können das Formular erst dann als vollständig speichern, wenn Sie alle als "Required" gekennzeichneten Fragen beantwortet haben.

    

11. Speichern Sie das fertige Formular in Ihrem ODK Build-Konto. Wählen Sie "File" (Datei) > "Save Form As" (Formular speichern unter) aus. Wenn Sie sich das nächste Mal in Ihrem Konto anmelden, können Sie das Formular über "File" (Datei) > "Open" (Öffnen) aufrufen.

Weitere Informationen zu ODK Build finden Sie auf der ODK-Website.

Formular veröffentlichen

Nun müssen Sie das mit ODK Build erstellte Umfrageformular in Google Drive hosten, damit Ihr Projektteam es auf seine Android-Smartphones herunterladen kann. Sie können eine Tabelle erstellen, in der die vom Projektteam gesendeten Umfrageantworten gespeichert werden.

1. Melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto in Google Drive an.

2. Erstellen Sie einen Google Drive-Ordner für Ihr ODK-Projekt. Klicken Sie auf "+ Neu" und wählen Sie "Ordner" aus. Geben Sie dem Ordner einen Namen, den Sie sich merken können.

3. Fügen Sie im ODK-Projektordner eine neue Tabelle ein. Klicken Sie auf "+ Neu" und wählen Sie "Google Tabellen" -> "Leere Tabelle" aus. In dieser Tabelle werden die Antworten auf ODK-Umfragen gesammelt.

4. Klicken Sie in der neuen Tabelle auf die Schaltfläche "Freigeben" und wählen Sie "Jeder mit dem Link darf das Element bearbeiten" aus.

   

5. Kopieren Sie die URL der Tabelle.

6. Öffnen Sie in einem neuen Browser-Tab das Umfrageformular in ODK Build.

7. Rufen Sie in ODK Build "Edit" (Bearbeiten) > "Form Properties" (Formulareigenschaften) auf. Fügen Sie die URL der Tabelle in das Feld "Submission URL" (URL der Einreichung) ein.

   

8. Laden Sie Ihr Formular in ODK Build als XML-Datei herunter. Klicken Sie auf "File" (Datei) > "Export to XML" (Nach XML exportieren). Klicken Sie dann im Pop-up-Fenster auf "Download" (Herunterladen).

9. Kehren Sie zu Google Drive zurück, klicken Sie auf "+ Neu" und laden Sie das XML-Formular in Ihren ODK-Projektordner hoch.

10. Klicken Sie auf die XML-Datei in Ihrem ODK-Projektordner und dann auf die Schaltfläche "Freigeben". Ändern Sie die Einstellungen in "Jeder mit dem Link darf das Element bearbeiten" und fügen Sie einzelne Nutzer hinzu, die das Formular auf ihr Android-Gerät herunterladen müssen. Damit eine Person das Formular herunterladen kann, muss es für ihr Google-Konto freigegeben sein, damit sie es auf Drive unter "Für mich freigegeben" sehen können.

ODK Collect installieren und konfigurieren

1. Rufen Sie den Google Play Store auf und suchen Sie nach ODK Collect. Wenn Sie ODK Collect bereits installiert haben, aktualisieren Sie die App, damit Sie die neueste Version verwenden.

2. Öffnen Sie die ODK Collect App. Tippen Sie rechts oben auf das Dreipunkt-Menü. Tippen Sie auf „Allgemeine Einstellungen“.

3. Tippen Sie unter „Server“ auf „Typ“, um den Zielpfad für Ihre ODK Collect-Daten zu ändern.

4. Wählen Sie „Google Drive, Google Sheets“ (Google Drive, Google Tabellen) aus. Tippen Sie dann auf „Google-Konto“ und wählen Sie das Konto aus, das Sie mit ODK Collect verwenden möchten. Unter diesem Konto werden Ihre Formulare auf Google Drive gespeichert. Außerdem befindet sich hier die Tabelle mit den ODK-Daten, die Sie und andere senden. Lassen Sie das Feld „Ersatz-Übermittlungs-URL“ leer.

5. TIPP: Das Android-Gerät muss mit einem Google-Konto mit Bearbeitungsberechtigungen für das von Ihnen erstellte Formular verbunden sein. Fügen Sie auf Ihrem Android-Smartphone ein Google-Konto hinzu..

6. Tippen Sie auf die Schaltfläche „Zurück“, um wieder zum Hauptmenü zu gelangen.

Mit ODK Collect Daten erfassen

1. Klicken Sie auf "Get Blank Form" (Leeres Formular abrufen), anschließend auf "My Drive" (Meine Ablage). Klicken Sie auf "Allow" (Zulassen), damit ODK Collect auf Ihr Google Drive-Konto zugreifen und dort nach XML-Dateien suchen kann. Diese werden hinter Ihrer Ordnerliste angezeigt. Es empfiehlt sich, Ihre XML-Dateien in einen Ordner zu sortieren, damit Sie sie leicht wiederfinden.

   1. Nach Formularen suchen: Mit der Suchfunktion finden Sie die gewünschten Formulare schneller, als wenn Sie manuell danach suchen.

   2. "My Drive" (Meine Ablage) oder "Shared With Me" (Für mich freigegeben) durchgehen: Sie können manuell in "My Drive" oder "Shared With Me" suchen. Wenn Sie beispielsweise Ihr Formular für Nutzer freigegeben haben, die Daten erheben, würden diese Anwender über die Ordner zu Ihrem Formular gelangen. Mit der Suchfunktion geht es aber schneller. XML-Dateien werden unter dem Ordnerverzeichnis angezeigt.

2. Suchen Sie nach dem gerade hinzugefügten Formular, indem Sie den Ordnernamen ins Suchfeld eingeben. Klicken Sie das Kästchen auf der rechten Seite an und wählen Sie "Download Selected" (Ausgewählte Elemente herunterladen) aus. Wenn der Download des Formulars abgeschlossen ist, erscheint ein Fenster mit der Meldung "Success" (Fertig). Laden Sie das gerade erstellte Beispielformular herunter.

3. Klicken Sie im Hauptmenü von ODK Collect auf "Fill Blank Form" (Leeres Formular ausfüllen) und tragen Sie Ihre Daten ein. Klicken Sie abschließend auf "Send Finalized Form" (Fertiges Formular senden). Nun erscheint Ihre Einreichung in der Google-Tabelle.

   1. Bei Ihrer ersten Einreichung an das neue Tabellenblatt werden Sie gefragt, ob Sie erlauben, dass Informationen an Google Drive gesendet werden dürfen. Klicken Sie auf "Allow" (Zulassen), um Daten an das Tabellenblatt zu senden.

   2. TIPP: Wenn beim Datenversand an Tabellen ein Fehler auftritt, löschen Sie andere Formulare, die Sie nicht mehr verwenden: Hauptmenü > "Delete Saved Form" (Gespeichertes Formular löschen).

   3. In diesem Video wird gezeigt, wie ODK Collect-Daten an Google Tabellen gesendet werden. (1:53)

Daten aufrufen

1. Im Tabellenblatt "Submission" (Einreichung) werden Ihre gesendeten Daten angezeigt. Es ist nicht notwendig, die Seite zu aktualisieren, um neu ankommende Daten zu sehen.

2. Wenn Sie ein Foto ins Formular aufgenommen haben, enthält die Tabelle einen Link zu dem betreffenden Foto. Die Fotos werden zu dem mit dem Google-Konto verknüpften Google Fotos-Albumarchiv des jeweiligen Nutzers gesendet, und zwar an ein nicht aufgelistetes Album, wo nur Nutzer mit dem entsprechenden Link die Fotos sehen können. Jedes Foto wird mit dem Formularnamen in einem Album gespeichert, sodass Sie gezielt die an ein Formular gesendeten Fotos durchsehen können.

3. Mit Google My Maps lassen sich die gesendeten Daten auf einer Karte visuell darstellen. Von Ihnen erstellte Karten werden auch in Ihrem Google Drive-Konto gespeichert. Alle Ihre ODK-Daten können also an einer zentralen Stelle gehostet, verwaltet und visualisiert werden. Folgen Sie der detaillierten Anleitung zum Importieren von Daten in Google Maps oder sehen Sie sich die Anleitung Mit Google My Maps Daten auf einer benutzerdefinierten Karte darstellen an. Sie können Ihre Daten als CSV-Datei herunterladen oder sie direkt aus Google Tabellen importieren.

Glückwunsch! Sie können jetzt die mit ODK Collect erfassten Daten auf Google Drive speichern und verwalten.

Nächste Schritte

• Sie können sich alle Anleitungen ansehen.